Wer kennt es nicht: Die Unterlagen auf dem Schreibtisch stapeln sich, die Abrechnung muss gemacht werden, die Sprechstunde ist übervoll und das Toilettenpapier auch schon wieder alle.
Doch wie legen wir die Priorität unserer Aufgaben fest? Zuerst das Wichtigste? Oder das Dringendste? Oder das, was am schnellsten geht? Geben Sie die Richtung vor oder wird Ihr Alltag von den Wünsche Ihrer Patienten bestimmt?
– A: dringend und wichtig (ein Patient muss persönlich im Krankenhaus angemeldet werden bei komplexem Befund)
– B: nicht dringend und wichtig (neues Konzept für Igel- Angebote ausarbeiten)
– C: dringend und nicht wichtig (die Druckerpatrone ist alle und muss neu bestellt werden)
– D: nicht dringend und nicht wichtig (Teilnahme an für Sie nicht interessanter Onlinefortbildung)
Aufgaben aus der Gruppe A müssen schnellstmöglich selbst erledigt werden. Aufgaben aus dem Bereich D sollten möglichst eliminiert und Aufgaben aus dem Bereich C delegiert werden. B- Aufgaben kommen häufig zu kurz, spielen aber eine wichtige Rolle in der langfristigen Praxis- und Lebenserfolgsstrategie. Hierfür können regelmäßig Zeitblöcke reserviert werden, um auch an langfristigen Zielen wie Strategie und Positionierung zu arbeiten.
Achtung bei ToDo Listen
Sind Todo Listen überhaupt hilfreich? Wieviel Zeit nehmen welche Aufgaben in Anspruch? Nehmen wir uns genug Zeit, über die Strukturierung unserer Arbeit nachzudenken (erst die Säge schärfen, dann den Baum fällen) oder arbeiten wir einfach vor uns hin die Sachen ab?
Ein Problem bei Todo Listen: das Abhaken der einzelnen Punkte erzeugt Dopamin im Gehirn und durch die dadurch entstehende Zufriedenheit neigen wir dazu, einfach mehr, aber unwichtigere und leichter zu erledigende Punkte mit aufzunehmen.
Ich gebe es gerne zu- ich habe auch schon einmal einen Punkt mit aufgeschrieben, der schon erledigt war, einfach um ihn abhaken zu können.
Doch wie gehen wir jetzt vor? Meine Empfehlung ist, maximal 1-3 wichtige Punkte pro Tag zu erledigen und diese dann möglichst zuerst nach dem „Eat That Frog Prinzip“ (das wichtigste und schwierigste zuerst) abzuarbeiten. So entsteht ein gutes und produktives Gefühl gleich zu Beginn des Tages.
Außerdem muss immer wieder überprüft werden, welche Aufgaben wirklich wichtig sind oder welche Tätigkeiten uns auch beruflich oder mental weiterbringen.
Was sind Ihre Erfahrungen mit Priorisierung und Todo Listen? Sie möchten mehr Struktur in die Kommunikation Ihrer Arztpraxis bringen? Wir helfen Ihnen gerne, rufen Sie uns unverbindlich an!
Bildquelle: Olivier Le Moal (adobe stock)
